Il processodi distruzione di documenti e dati riservati
Il processo di distruzione riservata di documenti cartacei, hard disk, supporti magnetici e qualsiasi altra tipologia di supporto contenente dati personali o informazioni riservate e tutelate dalla legge sulla privacy, è regolamentato da specifiche normative.
Lo svolgimento dell´attività di distruzione dei dati sensibili deve seguire uno specifico processo, al fine di evitare la diffusione o perdita dei dati oggetto del trattamento.
RUOLI COINVOLTI NEL PROCESSO DI DISTRUZIONE
La Italiana Distruzioni Riservate, ditta specializzata nel trattamento di distruzione riservata.
Il nostro cliente, rappresentato dai suoi incaricati che vigileranno sul corretto espletamento del processo.
ATTIVITÀ SVOLTA DA ITALIANA DISTRUZIONI RISERVATE
Il servizio da noi offerto viene svolto in base ai seguenti processi:
- concordare la data ed il luogo di intervento;
- posizionamento del distruttore mobile all´interno dell´azienda. Se non è possibile per questioni oggettive, o nelle immediate vicinanze della vostra azienda, oppure presso il nostro stabilimento;
- svuotamento degli eventuali contenitori dedicati;
- svuotamento degli eventuali contenitori di sicurezza in metallo, con serratura e successiva richiusura e riconsegna delle chiavi al responsabile aziendale;
- carico di eventuale materiale sfuso in appositi sacchi antitaglio;
- distruzione immediata dei documenti riservati o supporti tramite il distruttore;
- pesatura dei documenti o supporti distrutti, con sistemi di pesatura elettronici;
- pre-compilazione dei Formulari di Identificazione Rifiuto (F.I.R.) e consegna della prima copia del modello al responsabile aziendale;
- trasporto e conferimento del materiale distrutto presso impianto autorizzato al recupero dei rifiuti;
- invio della quarta copia del F.I.R. al responsabile aziendale.
Ruolo ed attività del responsabile aziendale
L´incaricato a vigilare al processo di distruzione dell´azienda nostra committente si accorderà con i nostri addetti per:
- concordare la data dell´intervento ed informare di conseguenza i reparti interessati;
- fornire agli operatori di Italiana Distruzioni Riservate le chiavi per l´apertura dei contenitori contenenti i documenti riservati;
- guidare gli operatori incaricati nei locali preposti al posizionamento dei contenitori;
- recuperare le chiavi;
- presenziare al processo di distruzione;
- raccogliere e perfezionare la documentazione relativa all´intervento.
RILASCIO DELLA DICHIARAZIONE DI AVVENUTA DISTRUZIONE CON ATTREZZATURE CERTIFICATE
Tutto il processo viene documentalmente comprovato da una specifica dichiarazione
e da idonea documentazione che traccia tutte le sue fasi:
- posizionamento delle attrezzature nel luogo in cui verrà svolto il servizio;
- raccolta del materiale contenente i dati sensibili;
- esecuzione dell´attività di distruzione;
- compilazione della prima copia del FIR (Formulario Identificazione Rifiuti);
- conferimento del materiale triturato presso l´impianto di avvio a recupero dei rifiuti;
- consegna della quarta copia del FIR attestante l´avvenuto conferimento dei dati riservati triturati presso un impianto debitamente autorizzato.
Le nostre certificazioni
